Beëdigd vertalers en vertalers-tolken legaliseerden tot 30 november 2022 zelf hun beëdigde vertalingen van officiële documenten bestemd voor gebruik in België, met een officiële fysieke stempel.
Deze stempel is op 1 december 2022 vervangen door de elektronische handtekening van de beëdigd vertaler of vertaler-tolk.
Beëdigd vertalers die een elektronische eID-kaart hebben, plaatsen hun elektronische handtekening op hun beëdigde vertalingen.
- De beëdigde vertalingen van officiële documenten bestemd voor gebruik in België worden gelegaliseerd met de elektronische handtekening van de beëdigd vertalers of vertalers-tolken.
- De beëdigde vertalingen bestemd voor gebruik in het buitenland moeten, tenzij anders bepaald, gelegaliseerd worden door de federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.
Elke beëdigd vertaler of vertaler-tolk die een elektronische handtekening heeft, kan zijn beëdigde vertalingen nu rechtstreeks sturen naar de FOD Buitenlandse Zaken.
Niet alle beëdigd vertalers en vertalers-tolken hebben een elektronische handtekening. Voor hen is een specifieke procedure voorzien.
Geldigheid van een beëdigde vertaling
Overeenkomstig artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek beëindigen de beëdigd vertalers en vertalers-tolken hun vertalingen met vermelding van de volgende gegevens (in de opgegeven volgorde):
- “Voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het ….. Gedaan te …… op ……”;
- Identificatienummer (nummer beginnend met VTI ......);
- Handgeschreven handtekening of de afbeelding ervan;
- Voornaam en naam;
- Titel van beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk;
- Elektronische handtekening.
Punt 6 wordt vervangen door de elektronische handtekening van de FOD Justitie voor degenen die niet elektronisch kunnen ondertekenen.
Legalisatie van documenten bestemd voor België
De beëdigd vertalers en vertalers-tolken legaliseren zelf de beëdigde vertaling van officiële documenten bestemd voor gebruik in België, met hun elektronische handtekening.
De legalisatie is pas geldig als de beëdigd vertaler of vertaler-tolk zijn vertaling op correcte wijze heeft beëindigd overeenkomstig artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek. (zie Geldigheid van een beëdigde vertaling)
De beëdigd vertaler of vertaler-tolk is gemachtigd om een scan van zijn fysieke handtekening te plaatsen op de vertaling die gebruikt wordt in elektronische versie.
Als de vertaling wordt gebruikt in papieren versie, drukt de vertaler de vertaling met de elektronische stempel af en plaatst daarop zijn fysieke handtekening .
Een beëdigd vertaler of vertaler-tolk mag zijn vertaling enkel zelf legaliseren voor de talencombinaties waarvoor hij opgenomen is in het nationaal register. (zie Legalisatie door de FOD Justitie)
Bevoegdheid van een beëdigd vertaler of vertaler-tolk
Een beëdigd vertaler of vertaler-tolk mag zijn beëdigde vertaling zelf enkel legaliseren voor de talencombinaties waarvoor hij of zij opgenomen is in het nationaal register.
Als een beëdigd vertaler of vertaler-tolk een vertaling van of naar een taal legaliseert waarvoor die niet gevalideerd is in het nationaal register, kan die overeenkomstig artikel 555/12, §1 van het Gerechtelijk Wetboek, gestraft worden met een schorsing of met de schrapping uit het nationaal register. (zie Tuchtmaatregelen)
Zowel de klanten als de overheden waarvoor de vertalingen bestemd zijn, kunnen in het openbaar register nagaan of een vertaler of vertaler-tolk gemachtigd is om beëdigde vertalingen te maken, en voor welke talen.
Een zoekopdracht op basis van de naam en/of het identificatienummer is mogelijk.
Hoe klacht indienen?
De aanvragers of overheden die onregelmatigheden of hiaten in de legalisatie van beëdigde vertalingen vaststellen, melden dit per e-mail bij het nationaal register van gerechtsdeskundigen en van beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken: NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be.
Ze vermelden in de klacht:
- de naam en voornaam,
- en het identificatienummer (VTI …) van de beëdigd vertaler of vertaler-tolk.
Legalisatie van documenten bestemd voor het buitenland
De federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking legaliseert de beëdigde vertalingen bestemd voor gebruik in het buitenland.
Om een legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken te krijgen, moet u de te legaliseren vertaling altijd samen met het originele exemplaar of met een kopie van de brontekst opsturen. Voor verdere informatie kunt u per e-mail contact opnemen met de FOD Buitenlandse Zaken: elegalisation@diplobel.fed.be.
- De FOD Buitenlandse Zaken plaatst een elektronische legalisatie op een elektronisch document of op een gescande versie van een papieren document als ze elektronisch ondertekend zijn.
- De FOD Buitenlandse Zaken plaatst een fysieke legalisatie op het originele exemplaar van een beëdigde vertaling of op de kopie van het originele exemplaar van een beëdigde vertaling die vooraf is gelegaliseerd door de FOD Justitie.
De beëdigd vertaler of vertaler-tolk die zijn beëdigde vertaling ondertekende met zijn identiteitskaart kan, als die daartoe gemachtigd is door de FOD Justitie, zelf de beëdigde vertaling in pdf-formaat uploaden op het elektronisch platform e-legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken.
De beëdigde vertaling moet geüpload worden met een kopie van het originele exemplaar van het vertaalde document.
Elke vertaling die een beëdigd vertaler of vertaler-tolk uploadt op dit platform beschouwt de FOD Justitie als gevalideerd.
De beëdigd vertaler of vertaler-tolk is enkel gemachtigd om de beëdigde vertalingen die hij of zij zelf met de identiteitskaart ondertekende te uploaden op de website e-legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken. Elk ander document zal de FOD Buitenlandse Zaken weigeren.
Beëdigd vertalers of vertalers-tolken die nog niet weten of ze zelf hun vertalingen kunnen uploaden op het platform e-legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken, nemen contact op met de dienst Nationaal Register.
Legalisatie van beëdigde vertalingen door de FOD Justitie
De beëdigd vertalers en vertalers-tolken zonder elektronische handtekening laten hun vertaling legaliseren door de FOD Justitie. Deze bepaling is zowel van toepassing op de vertalingen bestemd voor gebruik in België, als in het buitenland.
Deze bepaling geldt ook voor degenen die niet opgenomen zijn in het nationaal register en die bij uitzondering opgevorderd zijn door een gerechtelijke overheid voor het vertalen van een document op grond van artikel 555/15 van het Gerechtelijk Wetboek. Dit geldt ook als zij hun elektronische handtekening kunnen plaatsen op hun vertaling.
Vooraleer een vertaling te legaliseren, gaat de FOD Justitie na of de vermeldingen aan het eind van de vertaling overeenkomen met artikel 555/11, §4 van het Gerechtelijk Wetboek of met artikel 555/15 van het Wetboek, in geval van aanstelling ‘buiten het register’. (zie Geldigheid van een beëdigde vertaling)
De legalisatie door de FOD Justitie bewijst dat de ondertekenaar van de vertaling gemachtigd is om de beëdigde vertaling te maken voor de desbetreffende bron- en doeltalen.
De legalisatieaanvragen kunnen elektronisch of per brief worden verstuurd naar de FOD Justitie.
De FOD Justitie kan de elektronisch verstuurde documenten met een digitale handtekening legaliseren.
De procedure via elektronische weg heeft de voorkeur.
Elektronische legalisatieaanvraag van beëdigde vertalingen
Verstuur elektronische legalisatieaanvragen met de mededeling “Voor legalisatie” naar: NRBVT-legalisatie@just.fgov.be.
Als u de vertaling per mail verstuurt naar de FOD Justitie moet u die vooraf afgedrukken en fysiek ondertekenen.
Elektronische legalisatieaanvragen worden verstuurd door de beëdigd vertaler of vertaler-tolk.
De FOD Justitie legaliseert deze documenten in pdf-formaat met een digitale handtekening.
De FOD Justitie stuurt de digitaal gelegaliseerde documenten per mail terug naar de bestemmeling.
Fysieke legalisatie door de FOD Justitie van per brief verstuurde vertalingen
Op vraag van de beëdigd vertaler of vertaler-tolk, of diens klant, legaliseert de FOD Justitie op fysieke wijze de papieren versies van de beëdigde vertalingen die per brief naar de FOD zijn verstuurd.
De papieren vertaling moet het origineel van de handtekening van de beëdigd vertaler bevatten.
Verstuur de te legaliseren documenten naar:
► FOD Justitie
Nationaal register voor gerechtsdeskundigen en beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken (legalisering)
Waterloolaan 80
1000 Brussel
Voeg bij het te legaliseren document een gefrankeerde omslag met duidelijke vermelding van de naam van de bestemmeling en van het terugzendadres.
De gelegaliseerde vertaling wordt dan teruggestuurd per brief, in de gefrankeerde omslag, naar de beëdigd vertaler of naar diens klant.
Legalisatieaanvragen van documenten bestemd voor gebruik in het buitenland
Beëdigd vertalers of vertalers-tolken die geen elektronische handtekening hebben, kunnen de FOD Justitie vragen om hun document elektronisch te legaliseren en het voor hen in te voeren op het platform e-legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken.
Verstuur elektronische legalisatieaanvragen met de mededeling: "Voor legalisatie door Buitenlandse Zaken" naar NRBVT-legalisatie@just.fgov.be.
Als u de vertaling per mail verstuurt naar de FOD Justitie moet u die vooraf afgedrukken en fysiek ondertekenen. Voeg ook een scan van de brontekst bij het originele exemplaar van de vertaling.
Verstuur deze twee documenten apart.
Een legalisatieaanvraag van fysieke vertalingen die bestemd zijn voor gebruik in het buitenland is altijd mogelijk (zie hierboven).
Een legalisatie is noodzakelijk voor elk later gebruik van beëdigde vertalingen als juridisch geldig document in België en in het buitenland.
De regels over de legalisatie van beëdigde vertalingen zijn onlangs aangepast.
Beëdigd vertalers en vertalers-tolken plaatsen voortaan, naast hun fysieke handtekening, hun elektronische handtekening op hun beëdigde vertalingen. De beëdigd vertaler of vertaler-tolk is gemachtigd om een scan van zijn of haar fysieke handtekening te plaatsen op de elektronische vertaling.
Als de vertaling moet worden gebruikt in papieren versie, drukt de vertaler de vertaling waarop de elektronische stempel voorkomt af en plaatst daarop zijn fysieke handtekening .
Een beëdigd vertaler of vertaler-tolk mag de vertaling enkel zelf legaliseren voor de talencombinaties waarvoor hij of zij opgenomen is in het nationaal register.
Aan de hand van het openbaar register kunt u nagaan of een vertaler of vertaler-tolk gemachtigd is om beëdigde vertalingen te maken, en voor welke talen (zie Bevoegdheid van een beëdigd vertaler of vertaler-tolk).
Bij twijfel over de geldigheid van een beëdigde vertaling of bij vragen over de legalisatieprocedure, kunt u contact opnemen met de dienst Nationaal Register.
- Als het document bestemd is voor gebruik in België, vindt u hier verdere informatie over de legalisatie.
- Is het document bestemd voor het buitenland, vindt u hier verdere informatie over de legalisatie.
Als u wettelijk verplicht bent een beroep te doen op de diensten van een beëdigd vertaler/vertaler-tolk maar het onmogelijk blijkt om er een te vinden onder degenen die zijn opgenomen in het nationaal register, dan is de lastgever verplicht om die keuze te motiveren op grond van de wettelijke uitzonderingsgronden. Meer informatie hierover vindt u hier.
Beëdigd vertalers en vertalers-tolken ondertekenen hun vertalingen overeenkomstig artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek. (zie geldigheid van een beëdigde vertaling)
Wie een een elektronische identiteitskaart heeft, ondertekent de beëdigde vertalingen elektronisch. De elektronische handtekening vervangt de fysieke stempel. Bekijk hier hoe je een elektronische handtekening kunt plaatsen.
Beëdigde vertalingen van officiële documenten bestemd voor gebruik in België worden gelegaliseerd met de elektronische handtekening van de beëdigd vertalers of vertalers-tolken.
Beëdigd vertalers en vertalers-tolken die hun beëdigde vertalingen niet elektronisch kunnen ondertekenen, laten hun vertalingen legaliseren door de FOD Justitie.
De legalisatieaanvragen kunnen digitaal of per brief worden verstuurd naar de FOD Justitie (zie Legalisatie van beëdigde vertalingen door de FOD Justitie).
De FOD Justitie kan de elektronisch verstuurde documenten legaliseren met een digitale handtekening.
De FOD Justitie kan de ontvangen vertalingen digitaal legaliseren, voor het elektronisch gebruik ervan. De elektronische handtekening van de FOD Justitie vervangt de elektronische handtekening van de beëdigd vertaler.
De beëdigde vertaling die de FOD Justitie digitaal legaliseert, kan worden afgedrukt en manueel ondertekend door de beëdigd vertaler of vertaler-tolk voor het papieren gebruik ervan in België.
Papieren legalisatieaanvragen kan u ook versturen per brief.
De procedure van digitale legalisatie heeft de voorkeur.
Wie niet is opgenomen in het nationaal register en bij uitzondering opgevorderd wordt door een gerechtelijke overheid om een document te vertalen op grond van artikel 555/15 van het Gerechtelijk Wetboek, laat zijn of haar vertalingen ook legaliseren door de FOD Justitie, zelfs als een elektronische handtekening op de vertaling mogelijk is.
Zij moeten hun vertalingen correct beëindigen, overeenkomstig artikel 555/15 van het Gerechtelijk Wetboek.
De te legaliseren vertalingen worden digitaal of per brief verstuurd naar de FOD Justitie.
De FOD Justitie kan de ontvangen vertalingen digitaal legaliseren voor het elektronisch gebruik ervan.
Aanvragen voor een papieren legalisatie worden verstuurd pers brief.
De documenten die digitaal zijn gelegaliseerd door de FOD Justitie worden per mail teruggestuurd naar de bestemmeling.