Duurzaam-/circulair aankopen: de behoefteomschrijving in de opdrachtdocumenten

10 januari 2020

In het kader van de Week van de Duurzame Gemeente schenen wij eerder een licht op de zinvolheid van duurzaam-/circulair aankopen op lokaal niveau (hier) en de voorafgaande behoeftebepaling (hier, hier en hier). Zodra de aanbestedende overheid haar behoefte heeft kunnen vaststellen, dient zij haar duurzame-/circulaire behoefte ook in concreto door te vertalen in de opdrachtdocumenten.

Teneinde het duurzame-/circulaire karakter van een overheidsopdracht te benadrukken, kan het vooreerst zinvol zijn dit in de verf te zetten via een beknopte (duurzame-/circulaire) opdrachtomschrijving. Samen met een welomschreven titulatuur beginnen vele opdrachtdocumenten daarom met een korte toelichting van de opdracht, waaruit het duurzame-/circulaire karakter van de opdracht blijkt. Bij wijze van voorbeeld kan dit (bv.) de volgende vorm aannemen:

Bouw van een duurzaam-/circulair administratief centrum

Gemeente X wenst in te zetten op een duurzaam en circulair beleid, meer in het bijzonder de bouw van een nieuw, duurzaam-/circulair administratief centrum op haar grondgebied teneinde de diensten van de gemeente en het OCMW te huisvesten.

De opdracht omvat een architecturaal ontwerp én de bouw van een constructie op basis van hergebruikte/herbruikbare materialen dan wel een performantie-gebaseerde dienst aan een vaste prijs. Uitgangspunt aan het einde van de opdracht is een circulair economisch model (hergebruik van producten/componenten/materialen) uit hoofde van een concept van duurzame en ecologische productiedoelstellingen.

Bij inschrijving met een performantie-gebaseerde dienstverlening aan vaste prijs blijft de inschrijver eigenaar van de constructie en is hij verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van het administratief centrum waarbij de operationaliteit voor de diensten van de gemeente en het OCMW ten allen tijde gevrijwaard dient te blijven.”

Het gebruik van dergelijke opdrachtomschrijvingen werkt niet enkel sensibiliserend, maar kan eveneens resulteren in een toename aan inschrijvers evenals een meer divers aanbod aan duurzame-/circulaire behoefte-invullingen genereren. Als gunstig neveneffect zou dit in beginsel ook de prijs moeten drukken als gevolg van de grotere concurrentie tussen de verschillende inschrijvers.

Uitsluitend een duurzame-/circulaire titulatuur en opdrachtomschrijving hanteren zal evenwel niet volstaan teneinde het duurzame-/circulaire karakter van de opdracht te vrijwaren.

Vermits het voorwerp van de overheidsopdracht grotendeels bepaald wordt door de technische specificaties, biedt dit onderdeel de grootste mogelijkheid voor het bevorderen van duurzaam-/circulair aankopen. De technische specificaties omschrijven immers de kenmerken van het werk, het product of de dienst en vormen daarmee de kern van het circulaire aankopen. De aanbestedende overheid neemt hierin de minimale voorwaarden op, zodat hiermee bij uitstek wordt bepaald wat exact (minstens) wordt aangekocht of afgenomen: een klassiek of een innoverend (al dan niet duurzaam-/circulair) product, werk of dienst.

Afgezien van zeer concrete eisen, kunnen technische specificaties op een 2-tal manieren in de opdrachtdocumenten worden verwerkt met daarbij tal van gradaties en combinaties: ófwel via verwijzing naar internationale of nationale normen/standaarden ófwel in termen van prestatie-eisen:

  • Normen en standaarden (bv. ISO, EN, …): een norm is een door een erkende normalisatie-instelling vastgestelde technische specificatie voor herhaalde of voortdurende toepassing en geeft regels van goed vakmanschap weer voor een bepaald product, procedé of dienst. Het betreft een strikte wijze om technische specificaties te definiëren waarbij een verwijzing naar de norm volstaat (zodat een uitgebreide behoeftebeschrijving in de opdrachtdocumenten niet noodzakelijk is).

    Hoewel huidige normen meer rekening houden met duurzaamheidsaspecten, is het niet de primaire doelstelling ervan. Het hanteren van normen in opdrachtdocumenten wordt dan ook niet zelden ervaren als een rem op mogelijke oplossingen die door inschrijvers kunnen voorgesteld worden als antwoord op een duurzame-/circulair omschreven behoefte, inzonderheid wanneer het gaat om innoverende oplossingen.

  • Functionele behoefteomschrijving via prestatie-eisen: Bij functionele technische specificaties omschrijft de aanbestedende overheid de behoefte in termen van gewenste resultaten. In tegenstelling tot een opgave van een specifieke norm of product, wordt louter de functie beschreven die moet vervuld worden, zonder dat bepaald wordt ‘hoe’ deze behoefte concreet moet ingevuld worden (bv. functionele werkverlichting die energiezuinig is).

    De behoefteomschrijving wordt m.a.w. doelgericht geformuleerd en niet (langer) middelgericht, hetgeen -gebruikelijk- een gunstig effect heeft voor het duurzame-/circulaire karakter van de overheidsopdracht.

Een functionele behoefteomschrijving via prestatie-eisen zal in beginsel een aantal belangrijke voordelen herbergen als gevolg van de grote(re) vrijheid die hiermee gelaten wordt aan (potentiële) inschrijvers, zoals (bv.) meer ruimte voor creativiteit. Voorts lijkt het aannemelijk dat een functionele behoefteomschrijving -ingevolge het open karakter- meer (potentiële) inschrijvers kan bereiken, zodat er een verminderd risico bestaat om bepaalde behoefte-invullingen mis te lopen.
Teneinde te waarborgen dat het uiteindelijke product of dienst ook overeenstemt met deze (circulaire) technische specificaties wordt het een aanbestedende overheid die het voornemen heeft werken, leveringen of diensten met specifieke milieu-, sociale of andere kenmerken aan te kopen, toegelaten één of meerdere labels, certificaten of keurmerken voor te schrijven tot bewijs dat de werken, leveringen of diensten overeenstemmen met de gevraagde kenmerken.

Ingevolge de groeiende aandacht (van overheidswege) voor meer duurzaam consumeren en het circulair economiemodel, zijn keurmerken/labels/certificaten heden omnipresent en dit eveneens op vlak van circulariteit. Relevante keurmerken voor de circulaire economie zijn (o.m.) de volgende:

  • Cradle To Cradle: dit is vnl. een milieukeurmerk voor herbruikbare producten, dat kan worden teruggevonden op een zeer breed gamma van materialen (waaronder textiel en bouwmaterialen). 

    Het label garandeert goede omstandigheden voor materiaalgebruik (verbod op zeer schadelijke stoffen tot een verbod op aanwezigheid van stoffen die een risico voor de gezondheid inhouden en niet recyclebaar, biologisch afbreekbaar of hernieuwbaar zijn), energie (energieconsumptie (basic) tot het gebruik van volledig hernieuwbare energie of het volledig compenseren van de CO2-uitstoot van het product) en water (impact van de waterconsumptie in de productie en het opstellen van een actieplan tot zuiveren van alle afvalwater naar drinkwater).
  • Label Circulair Gebouw: de Vlaamse Confederatie Bouw, WTCB en VLISOG vzw ontwikkelen een label voor circulaire gebouwen, dat een duidelijk referentiekader biedt om circulariteit in gebouwen te evalueren.

    Het keurmerk vestigt zijn aandacht in het bijzonder op een doordacht ontwerp, keuze voor duurzame materialen, omkeerbare verbindingen en verlagen van de afvalhoeveelheid, waarbij ook aandacht is voor het proces, levenscycluskosten, milieu-impact, onderhoud en nieuwe businessmodellen.

  • ...

Maar er is meer. Zelfs bij gebruik van keurmerken/labels/certificaten kan niet uitgesloten worden dat een louter functionele (behoefte-)omschrijving in bepaalde gevallen te weinig zekerheid biedt over de wenselijkheid van een uiteindelijke inschrijving. In voorkomend geval verhindert niets om de functionele behoefteomschrijving in zekere mate aan te vullen met concrete technische normen, zodat ongewenste opties worden geëlimineerd, of andere net aangemoedigd.

Uitgaande van een ‘product-als-dienstmodel’ zou een functionele behoefteomschrijving, gecombineerd met een technische (veiligheids-)norm/standaard, er (bv.) kunnen uitzien als volgt:

“De aanbestedende overheid wenst een overheidsopdracht voor diensten af te sluiten met als voorwerp “Bouw van een duurzaam-/circulair administratief centrum”.

De dienstverlening in het kader van een “Bouw van een duurzaam-/circulair administratief centrum” omvat een permanente en transparante dienst (nl. beschikbaar stellen van een administratief centrum en het behalen van de vereiste stabiliteits- en veiligheidsniveaus) aan een vaste prijs en met een circulair economisch model op het einde van de opdracht (terugnemen en hergebruik van producten/componenten/materiaal) uitgaande van het concept van duurzame en ecologische productiedoelstellingen.

Het doel van onderhavige opdracht is het afsluiten van een langetermijnovereenkomst, met een beschikbaarheidsfase van minimaal 75 jaar, met een innovatieve partner om het administratief centrum aan te bieden als een dienst binnen een circulair economisch model. De opdracht dient zodoende te worden uitgevoerd zonder initiële investering door de aanbestedende overheid, maar via een periodieke betaling van een beschikbaarheidsvergoeding. De middelen voor deze beschikbaarheidsvergoeding worden (mede-) bekomen door het vrijkomen van middelen ingevolge het vermijden-/verminderen van materiaalvervangingen gedurende de looptijd van de opdracht.

Gedurende de looptijd van de opdracht blijft de opdrachtnemer eigenaar van de materialen en is hij integraal verantwoordelijk voor de beschikbaarheid en operationaliteit van het administratief centrum en het garanderen van de correcte stabiliteits- en veiligheidsniveaus conform de minimale specificaties (norm (…)).

In geval van defect wordt een mechanisme van prestatiekorting in werking gezet en wordt een maximaal hergebruik van producten/componenten/materialen voorzien. Bij afloop van de opdracht worden (al dan niet een vooraf bepaald percentage van) de producten/componenten/materialen in beginsel teruggenomen met oog op een hoogwaardig en kwalitatief hergebruik of recyclage.

De aanbestedende overheid zal geen enkele investering doen in het kader van onderhavige opdracht, maar zal betalen voor het gebruik van het administratief centrum (“gebruikskost”) en instaan voor de vergoeding inzake de dienstverlening (“beschikbaar stellen van het administratief centrum”)”

Heeft u bepaalde vragen over behoefteomschrijving(en) bij het duurzaam-/circulair aankopen of een concrete functionele omschrijving van prestatie-eisen? Als juridische partner van de lokale besturen bestudeerde GD&A Advocaten de voorbije maanden zorgvuldig de do’s and dont’s van het duurzaam-/circulair aanbesteden, zodat u steeds -geheel vrijblijvend- contact kan opnemen met één van de advocaten.