Informeel: coachen en faciliteren

• om feedback te geven
• om medewerkers het beste van zichzelf te laten geven
• om medewerkers te stimuleren zich verder te ontwikkelen in hun functie en in hun loopbaan
• om medewerkers te begeleiden hun ambities en passies te verbinden met de organisatiebehoeften
• …

Formeel: evalueren en bijsturen
Wanneer informele gesprekken en een coachende, faciliterende leiderschapsstijl niet voldoende zijn, is het nodig dat je strakker gaat opvolgen. Dan kun je ervoor kiezen om een persoonlijk verbeterplan (zie onder) op te starten. Dat helpt je om een medewerker grondiger op te volgen en zaken formeel vast te leggen.

Zit je medewerker nog in de proeftijd? Dan is het belangrijk dat er ook doelstellingen worden bepaald en opgevolgd, en dat je er regelmatig over spreekt. Op deze webpagina vind je hierover interessante tips. Daarnaast zijn er specifieke regels die betrekking hebben op de proeftijd. Lees meer op de webpagina ‘Proeftijd en eedaflegging’.

1. Onderhoud een goed contact met je medewerkers

Het is belangrijk om door het jaar heen een goed contact te houden met je medewerkers. In deze digitale tijden is dat minder evident, omdat er minder informele contacten zijn (in de wandelgangen, aan de koffiemachine, …). Plan daarom regelmatig een bijpraatmoment in met je medewerkers om te weten hoe het met hen gaat.

2. Geef tussentijdse feedback

Het is belangrijk om oog te hebben voor het informele praatje, maar ook om feedback te geven over de uitgevoerde taken. Geef daarom voldoende tussentijdse feedback aan je medewerkers, zo kunnen zij gericht werken aan hun resultaten en/of prestaties door het jaar heen en vermijd je dat onverwachtse zaken tijdens het evaluatiegesprek naar boven komen.

Je mag als leidinggevende gerust een norm zetten. Leg uit waarom je deze momenten inplant en waarom ze belangrijk zijn. Geef mee dat je je medewerkers wil zien en dat je wil weten hoe het met hen gaat.

Op zoek naar extra ondersteuning? Raadpleeg de mindmap ‘Gesprekken voeren/feedback geven’(opent in nieuw venster).

3. Zorg voor een vlot verloop

Wees er zeker van dat zowel jij als je medewerker op een plaats zitten met een goede internetverbinding

• Vraag aan medebewoners om op het moment van het gesprek geen zware bestanden te downloaden (online games, streamingdiensten, ...)
• Heb je nog een internetkabel liggen? Gebruik die dan in geval van een slechte verbinding.
• Lukt het niet om een goede verbinding op te zetten?
  • Voorzie de mogelijkheid om het gesprek te verzetten naar een ander moment.
  • Spreek uitzonderlijk af om het gesprek (bij voorkeur nog steeds digitaal) op kantoor of in een VAC-gebouw te voeren.

Wees je bewust van je lichaamstaal

• Zorg ervoor dat jij en je medewerker elkaar goed kunnen zien. Zet zeker de camera aan en zorg dat je gezicht, schouders en een deel van je middel zichtbaar zijn.

Zorg voor focus tijdens het gesprek

• Maak je agenda 15 minuten voor en na het gesprek leeg. Zo kom je niet te laat en zit je niet met je hoofd bij andere taken.
• Sluit alle andere schermen op je computer, zodat je niet gestoord wordt door je mail of chat. Je kunt ook je meldingen (gsm, pop-ups, Teams, …) uitschakelen zodat je je medewerker de aandacht kunt geven die hij verdient.
• Zorg ervoor dat je in een aparte ruimte zit, waar je niet gestoord wordt.
• Lukt het niet om je thuis te focussen? Ga dan uitzonderlijk naar kantoor of een VAC-gebouw.

Lees meer op de webpagina van de module PLOEG.

1. Situeer de context
Je legt helder uit waarom je een persoonlijk verbeterplan opmaakt. Bijvoorbeeld omdat de medewerker (nog) niet volgens de verwachting functioneert, omdat de medewerker bepaalde doelstellingen niet behaalt, omdat bepaalde competenties ontbreken, … Je vertelt daarbij wat niet goed loopt en waar je een verbetering wilt.

2. Formuleer doelen, acties en afspraken
Je beschrijft:

• welke verbetering je precies wilt en het doel waar je medewerker naartoe moet werken
• wat er nodig is om die verbetering en het doel te kunnen bereiken (bijvoorbeeld: een opleiding om bepaalde zaken onder de knie te krijgen, een coachingstraject om de medewerker beter te ondersteunen, een herschikking van het takenpakket van de medewerker of de taken binnen het team, …)
• de afspraken die je daarover met de medewerker maakt
• de termijn waarbinnen de verbetering moet worden gerealiseerd
• de stappen die je zelf zult zetten om de medewerker extra te ondersteunen
• eventuele afspraken die je maakt met de HR-verantwoordelijke

3. Volg de vooruitgang op
Je volgt de vooruitgang van de uitgevoerde acties en gemaakte afspraken maandelijks op. Je gaat daarover in gesprek met de medewerker. Tijdens dat gesprek kunnen er telkens nieuwe acties gepland worden en afspraken gemaakt worden.

4. Formuleer een besluit
Je besluit aan het einde van het persoonlijk verbeterplan of de vooropgestelde doelstellingen uit het verbeterplan zijn behaald. Je formuleert een beoordeling:

• ‘Goed of boven verwachting’: volg de medewerker opnieuw op via het normale PLOEG-verloop.
• ‘Onder verwachting’: start een nieuw persoonlijk verbeterplan op.

1. Stel doorheen het jaar de relevante feiten regelmatig en schriftelijk vast
Je kunt dit doen via een persoonlijk verbeterplan of op een andere manier, bijvoorbeeld met een persoonlijke nota(Word bestand opent in nieuw venster). Het maakt niet uit in welk document je dit doet, zolang de feiten maar juist, nauwkeurig en ontegensprekelijk worden vastgesteld en de medewerker er schriftelijk van op de hoogte wordt gebracht.

2. Geef een negatieve eindbeoordeling bij de jaarlijkse evaluatie
Als je oordeelt dat het functioneren van je medewerker niet of onvoldoende verbetert, kun je beslissen om tijdens de jaarlijkse evaluatie een ‘onvoldoende’ of ‘loopbaanvertraging’ toe te kennen. Bespreek dat zeker met de 2de evaluator en met je HR-verantwoordelijke.

Een negatieve evaluatie kan op termijn leiden tot ontslag:

• Als een statutair personeelslid een onvoldoende krijgt na een evaluatie, en bij 1 van de 10 eerstvolgende evaluaties een 2de onvoldoende krijgt, kan de werkgever beslissen om het personeelslid te ontslaan. Lees meer op de webpagina over de loopbaangevolgen bij een evaluatie ‘onvoldoende’ of ‘loopbaanvertraging’(opent in nieuw venster) en op de webpagina over ontslag.
• Een contractueel personeelslid kan ontslag krijgen na 1 of meerdere onvoldoendes, maar dit is geen verplichting. Want hier geldt het arbeidsrecht. Je kunt als werkgever ook overgaan tot ontslag wegens onvoldoende kwaliteit van de prestaties, los van de jaarlijkse evaluatie. Lees meer op de webpagina ‘ontslag'.

3. Motiveer je eindbeoordeling
Je motiveert je einduitspraak in je evaluatie. Wees nauwkeurig en toon met concrete voorbeelden aan waarom je deze einduitspraak geeft. Vermeld heel duidelijk welke stappen al gezet zijn om je medewerker te helpen verbeteren en tot welke resultaten dat heeft geleid. Verwijs naar persoonlijke verbeterplannen, persoonlijke nota’s en andere documenten die je opmaakte.

Je print het evaluatieverslag uit en voegt alle documenten toe als bijlagen. Je ondertekent het verslag manueel en laat de 2de evaluator manueel ondertekenen. Vervolgens bezorg je het verslag aan je medewerker en vraag je om het voor kennisname en ontvangst te ondertekenen. Vermoed je dat de medewerker de ontvangst van het evaluatieverslag zal betwisten? Bezorg het dan aangetekend met ontvangstbewijs.

4. Volg je medewerker verder op
Je blijft het functioneren van je medewerker opvolgen, ook na het toekennen van de onvoldoende of loopbaanvertraging. Je maakt daarbij nieuwe afspraken over hoe je medewerker kan verbeteren, eventueel via een nieuw persoonlijk verbeterplan.

5. Vervroeg eventueel de volgende evaluatie
Bij een einduitspraak ‘onvoldoende’, kun je als evaluator beslissen om de volgende evaluatie te vervroegen. Die is mogelijk vanaf de 6de maand die volgt op de datum waarop de medewerker kennis nam van de ‘onvoldoende’. De enige voorwaarde is wel dat men minstens 3 maanden heeft gepresteerd.

Je moet de medewerker daarvan verwittigen bij de overhandiging van het evaluatieverslag. Je kan dit doen door een begeleidende brief toe te voegen bij het evaluatieverslag waarin je vermeldt dat je gebruik wilt maken van de mogelijkheid om vervroegd te evalueren. Het is belangrijk dat beide evaluatoren deze brief ondertekenen. Lees op de webpagina 'aan de slag met de module PLOEG' hoe je dit doet in Vlimpers.

Lees meer op de webpagina van de module PLOEG.

Als een statutair personeelslid niet akkoord gaat met de einduitspraak ‘onvoldoende’ of ‘loopbaanvertraging’, kan deze binnen 15 kalenderdagen na het bezorgen van het evaluatieverslag een gemotiveerd beroep instellen bij de Raad van Beroep. Lees meer op de webpagina over de Raad van beroep of in de praktische gids beroepsprocedure voor ambtenaren(Word bestand opent in nieuw venster).