‘Een actueel draaiboek is cruciaal bij de organisatie van verkiezingen’

Aankomend jaar zijn er weer (gemeenteraad)verkiezingen. Dat betekent dat gemeenten opnieuw voor een huzarenstukje staan. In een vervolg op een eerdere publicatie blikken we terug en kijken we vooruit. Hoe verging het de gemeente Roermond afgelopen maart, hoe ondersteunde BMC hen en hoe kijkt de Limburgse gemeente naar de verkiezingen van volgend jaar? 

Aan het woord zijn Catelijne van Eldijk-Brüll, Clustermanager Publiekszaken, Danielle Zeegers-Feck Allround medewerker en lid van het projectteam verkiezingen en Angeline Gloudemans-Bons, projectleider verkiezingen namens BMC. Om bij het begin te beginnen: hoe kwam Roermond bij BMC uit? ‘Binnen de portefeuille waren er een aantal wisselingen’, vertelt Catelijne van Eldijk-Brüll. ‘Daardoor misten we know-how en capaciteit. Omdat deze verkiezingen anders dan anders waren, was het fijn om een ervaren projectleider te hebben.’

200 mails

In de aanloop naar de verkiezingen was het alle hens aan dek vertelt Angeline. ‘Van de 39 reguliere stembureaus vielen er 15 af om diverse “coronagerelateerde” redenen. We moesten zelf op zoek naar vervangingen want het externe bedrijf dat normaal gesproken de Roermondse stembureaus inricht was failliet gegaan.’ Catelijne: ‘Het was een hectische tijd. Vanwege de afvallende stembureaus, maar bijvoorbeeld ook omdat we voor het eerst gingen briefstemmen.’ Danielle onderstreept de hectiek. ‘Over dat briefstemmen was lang onduidelijkheid. We merkten ook veel twijfel bij stembureauleden, er waren er die op het laatste moment afhaakten. En na iedere nieuwe persconferentie van het kabinet kregen we ontzettend veel mails met vragen binnen, soms wel 200.’

Draaiboek

In Roermond klaarden ze samen de klus, in een goede sfeer en met veel inzet. Catelijne: ‘We zijn hartstikke tevreden over het resultaat, de negatieve reacties waren op één hand te tellen én – heel bijzonder – we kregen positieve reacties, stembureauleden voelden zich ook echt gehoord.’ Dat betekent niet dat alles vlekkeloos verliep. Catelijne: ‘Het was allemaal wel heel ad hoc, een actueel verkiezingsdraaiboek was er niet.’ ‘We hadden wel een kalender met deadlines’, voegt Danielle toe. ‘Maar daar stond niet op bij welke partijen we waarvoor moesten zijn.’ Een draaiboek ontbreekt vaker weet Angeline. ‘Het organiseren van verkiezingen is een extra taak voor gemeenten, ongeveer één keer per jaar. Ze komen soms pas bij de start van de voorbereidingen erachter dat er geen draaiboek ligt of dat dit niet up-to-date is. Zeker bij personele wisselingen moet je ergens op kunnen teruggrijpen.’ In Roermond hebben ze ervan geleerd geeft Catelijne aan. ‘We zijn nu al met het draaiboek voor de gemeenteraadsverkiezingen bezig en het projectteam is bijeengekomen om taakgerichter werken in te regelen.’ 

Verkreukelde verkiezingsposters

Een goed en actueel verkiezingsdraaiboek is de belangrijkste tip, die de drie hebben voor andere gemeenten. Angeline heeft nog een aanvulling. ‘Ga in overleg met buurgemeenten om van elkaar te leren. Dat lijkt een open deur, maar vaak wordt het niet gedaan. Gemeenten zijn gewend om hetzelfde te doen, maar de afwijkende verkiezingen van afgelopen maart zijn een kans om de processen tegen het licht te houden, te vergelijken en te verbeteren.’ Dat is bij uitstek belangrijk voor gemeenteraadsverkiezingen, die lokaal onder een vergrootglas liggen. Angeline: ‘Politieke partijen willen in de aanloop naar gemeenteraadsverkiezingen over alles worden geïnformeerd. Dat gaat vaak over details. Ik heb ooit een enorme rel meegemaakt nadat verkiezingsposters vlak voor een regenbui waren geplakt, waardoor ze loslieten en verkreukelden. Dan moet je van goeden huize komen om dat weer “recht” te krijgen.’

Stembus?

Wat zijn de Roermondse verwachtingen voor aanstaande maart? Danielle: ‘Briefstemmen is er niet meer bij, weten we al.’ Catelijne: ‘Juist door “corona” houden we rekening met alternatieve scenario’s, misschien is er immers wel een nieuwe uitbraak.’ Tot slot: hoe zit het eigenlijk met de ‘stembus’ die in Roermond werd ingezet? Danielle: ‘Ja dat was heel mooi, hè’, zegt ze glimlachend. Catelijne: ‘De burgemeester was ervan gecharmeerd, maar we hebben nog niet besloten of we de bus deze keer weer inzetten.’

Meer weten?

Heeft uw organisatie ook ondersteuning nodig bij de organisatie van de gemeenteraadsverkiezingen 2022? BMC biedt een uitgebreid palet aan diensten als projectmanagement, opstellen of optimaliseren/actualiseren van uw verkiezingsprotocol, procesoptimalisatie en werving & training van vrijwilligers. Neem voor meer informatie contact op met Zohra el Haddaoui via onderstaande gegevens.