Bliver du også afbrudt hele tiden? Spær din kalender, så du har tid til fordybelse. Det giver bedre resultater

»Da jeg bookede den første time, funderede jeg da over, hvad min egen chef ville tænke, når der pludselig stod ’fordybelsestid’ i kalenderen. Troede han, at jeg holdt pause?«

Ordene kommer fra Lene Bech Jensen, der er afdelingschef for Forretningstransformation i det kundeejede pensionsselskab, Velliv. 

Hun har sammen med sin lederkollega, Lotte Bork Ferraro, og en række medarbejdere netop deltaget i et ambitiøst fordybelsesprojekt, der havde til formål at sikre tid til fordybelse for at skabe både øget trivsel – men også bedre kvalitet i arbejdet.

Det allersidste punktum i undersøgelsen er ikke sat endnu, men konklusionen er klar: Fordybelsestid virker.

For Lotte Bork Ferraro, der er chef for Marketing & Kundeoplevelse, har projektet ligefrem betydet, at hun er blevet, hvad hun selv kalder ’lidt nyforelsket’ i sit fag.

»Det med at få tid til rent faktisk at komme i bund med mine kernekompetencer, det er både en kæmpe benefit for den virksomhed, der betaler mig for det, jeg er dygtig til, men det er også en kæmpe tilfredsstillelse for mig selv, når jeg føler, at jeg virkeligt har lavet et stykke kvalitetsarbejde,« lyder det fra Lotte Bork Ferraro. 

Ramt af kontorkoma

Undervejs fik de i alt 40 deltagere i forsøget besked på at plotte fem fordybelsestimer om ugen ind i kalenderen. Her skulle de lukke ned for mail, mobil og chatfunktioner, og i stedet fokusere på dagens eller ugens vigtigste opgave. Samtidig blev de udstyret med pulsure, der kunne måle deres energi- og –stressniveau døgnet rundt, samt en notesbog, som de hver morgen skulle skrive i, hvad dagens vigtigste opgaver var.

Lotte Bork Ferraro og Lene Bech Jensen er begge vant til at have mere end almindelig travlt. Og til at blive forstyrret så ofte, at det har været næsten umuligt at samle tankerne om de store og komplicerede vidensopgaver. 

Som leder kender du det sikkert også fra dit eget arbejdsliv. Hver gang du sætter dig til tastaturet og forsøger at samle tankerne, ringer telefonen. Eller du får en sms. En intern chat-besked dukker op på skærmen. Eller en medarbejder kommer forbi og spørger: ’Har du lige fem minutter’. Det gør det svært at løse en kompliceret opgave, der kræver, at du virkeligt koncentrerer dig.

»Kontorkoma«

Den selvstændige ledelsesrådgiver, Pia Hauge, der står bag fordybelsesprojektet i samarbejde med Future Work Lab, kalder fænomenet ’kontorkoma’.

»Det moderne vidensarbejde i det åbne kontor med konstant tilgængelighed og støj, forstyrrelser, multitasking og tidspres gør os ringere til at tænke og dårligere til at udføre vores arbejde. Vi skal simpelthen lære at arbejde mere hjernevenligt,« siger Pia Hauge.

Projektet blev sat i søen for at undersøge, om fordybelsestid kan bedre den mentale sundhed for vidensarbejdere i et digitalt arbejdsliv. Ifølge Pia Hauge er der nemlig meget glæde forbundet med at udføre et godt og sammenhængende kvalitetsarbejde, som man kan være stolt af. Men det kræver at rammerne er i orden.

»Hvis vi bare fortsætter med at arbejde, som vi gør nu, bliver resultatet på kort sigt mindre effektivitet, mindre kvalitet og mindre kreativitet. I længden slider vi på vores sundhed og evne til at tænke, når vi bliver mere stressede, tidspressede og abrupte. Og det har konsekvenser for både arbejdspladsen og for samfundet,« siger Pia Hauge.

En verden til forskel

Eksperimentet på Velliv varede i fem uger - og har gjort en verden til forskel for Lotte Bork Ferraro. Ikke fordi hun til daglig føler sig stresset, men fordi hun har opdaget, hvad fordybelse faktisk kan.

»Det har virkeligt været en øjenåbner at opdage, hvor tit vi lader os forstyrre, og hvor stor en forskel, det gør for kvaliteten af dit arbejde, når man prioriterer den ro, der skal til for eksempel at løse en strategisk opgave. Det sidder jeg en del med, og jeg ved, at jeg leverer det godt, og jeg nyder også at lave det, men det kræver også ro,« siger Lotte Bork Ferraro.

Lene Bech Jensen er lige så positiv:

»Mange tror måske, at de laver fordybelse, men det vi har lavet, har været noget helt andet. Vi har skullet tvinge os selv til at slukke for alle afbrydelser og lægge telefonen væk. Det har været utroligt spændende at opdage, at fordybelse er en superevne – men også en muskel, der skal trænes,« siger Lene Bech Jensen.

Malstrøm af afbrydelser

De to ledere understreger, at fordybelsestimerne ikke må forveksles med mindfullness, hvor man sidder i lotusstilling eller slapper af på en briks. 

Projektet har derimod været benhårdt fokuseret på at skabe bedre kvalitet i arbejdet gennem arbejdsro, fordybelse og deep work – noget, som kan være rigtig svært at finde ro til i et typisk lederliv. 

»Vores dagligdag er jo præget af en malstrøm af konstante afbrydelser, lige fra mails, chats, opringninger, sms’er, teams-beskeder og til små og store møder. Som leder sætter selv jeg en ære i at være tilgængelig og responsiv, så jeg har altid svaret hurtigt på alle beskeder, og altid svaret ’ja’, når nogle af mine medarbejdere har spurgt, om jeg lige har et øjeblik,« siger Lotte Bork Ferraro og tilføjer:

»Jeg tror, det kommer af, at vi er enormt pligtopfyldende som ledere. Hvis der står nogle kolleger, der har brug for dig, så vil vi rigtig gerne reagere med det samme, og derfor lader vi os forstyrre hele tiden«.

Inden eksperimentet begyndte, gik Lene Bech Jensen typisk i krig med de store opgaver efter klokken 17.00, når mange af hendes medarbejdere var gået hjem.

»Så blev jeg siddende på kontoret og arbejdede med de tunge vidensopgaver, selv om jeg egentlig var træt i hovedet efter en lang arbejdsdag, og selv om batterierne ikke var de allerbedste. Det betød også, at jeg kom træt hjem, og stadig havde lidt dårlig samvittighed, fordi jeg ikke for alvor fik knækket nødden på den store opgave,« siger Lene Bech Jensen.

Under eksperimentet har både ledere og medarbejdere kunnet placere de fem ugentlige fordybelsestider, som det passede dem bedst. Nogle valgte at lægge dem samlet, andre tog en time hver morgen eller ud på eftermiddagen.

Lotte Bork Ferraro prøvede selv flere modeller af, og nåede frem til, at det virkede optimalt for hende at bruge fordybelsestimerne hjemme hos hende selv. 

»Jeg sætter en formiddag om ugen af til det, og så fordeler jeg de sidste par timer ud over ugen. Den formiddag, jeg har derhjemme, lukker jeg ned for alt, og laver de strategiske opgaver, der er en stor del af mit job, og som jeg hele tiden har skullet prioritere, men jeg som jeg nu for første gang føler, at jeg har ro og fordybelse til at udføre i løbet af en arbejdsdag – og ikke kun klokken 05.00 om morgenen,« siger Lotte Bork Ferraro.  

Sommerfugle i maven

Inden eksperimentet gik i gang, havde Lene Bech Jensen en del sommerfugle i maven. 

»Mange i huset troede fejlagtigt i starten, at fordybelse handlede om at slappe af. Men i dag står det klart for alle, at der ikke er nogen, der bruger timerne til at sidde og kigge ud i luften; det handler om at få ro til at lave vores arbejde bedre, og det kræver, at der ikke er nogen, der forstyrrer os,« siger Lene Bech Jensen og tilføjer:

»Nu er det socialt acceptabelt for både os ledere og vores medarbejdere at skrive tid til fordybelse ind i kalenderen. Fordi folk kan se, at det virker«.

Undervejs i eksperimentet har hun selv indført et ’morgenhack’, som hun kalder det, og som har gjort en kæmpe forskel i hendes arbejdsliv.

»Et par dage om ugen møder jeg først klokken 10.00. Det var også en barriere at overvinde, for nogle tænkte måske: Sover hun længe? Men fra klokken 8.00, hvor familien er ude af døren, og frem til 9.30, bruger jeg min fordybelsestid på de sværeste ting. Det er også der, mit hoved er mest frisk. Så møder jeg på arbejde lidt i klokken 10.00, og har masser af overskud, fordi jeg har knækket nødden på de sværeste opgaver,« siger Lene Bech Jensen.

Ifølge Lotte Bork Ferraro har medarbejderne accepteret, at der er nogle timer, hvor hun som chef ikke er tilgængelig.

»Fordi alle har deltaget i eksperimentet, så giver det også noget andet ro på medarbejderne, at de ved, man kommer på igen senere. Og hvis der er noget, der virkeligt ikke kan vente, kan de ringe to gange, og så får de også fat i mig,« siger Lotte Bork Ferraro.

Pulsur måler energiniveauet

Fordybelses-eksperimentet har haft en forsker fra DTU tilknyttet for at sikre, at deltagernes erfaringer bliver samlet ind og behandlet efter alle kunstens regler. 

Men eksperimentet rummer mere end fordybelsestimer i kalenderen: Alle medarbejdere og chefer har under hele forsøget på været udstyret med et pulsur - dog på frivillig basis. Sammen med en tilhørende app kan pulsurene afsløre, hvilke aktiviteter, der giver eller tager energi i løbet af en arbejdsdag. Og kan også afsløre, om fordybelsestimerne har den ønskede effekt.

»Vi har igennem de sidste otte år foretaget fysiologiske målinger på langt over 1000 mennesker. Vores klare erfaring er, at folk ikke er bevidste om, hvad der stress-aktiverer os, og hvad der giver os restitution. Vi tror en ting, men virkeligheden er en anden. Det er samtidig meget individuelt og derfor fordelagtigt at give den enkelte indsigt i,« siger Morten Lauridsen, medstifter og CEO i virksomheden FOCUSWRX, der har udviklet app’en og leveret pulsurene.

Helt lavpraktisk viser app’en brugerens stress-aktivering, restitution og energiniveau -sammenholdt med kalenderaftalerne.

»På den måde kan man se, hvilke møder eller opgaver, der er ekstra stressende eller afslappende. App’en hjælper dermed brugeren med bevidst at planlægge, hvornår man arbejder på det, der er vigtigst. Det er også sådan, vi har sporet fordybelsestid hos Velliv. Ved at planlægge timerne på tidspunkter, hvor man har mest energi, øger man evnen til at performe,« siger Morten Lauridsen.

Styret af dopamin

Han er helt på linje med Pia Hauge, når det gælder vigtigheden af at give moderne vidensarbejdere tid til fordybelse.

»Vi fylder tiden med ting, vi fejlagtigt opfatter som mere vigtige. Den øjeblikkelige tilfredsstillelse ved at besvare en mail eller tjekke en notifikation fjerner fokus. Fysiologisk er vi blevet dopamin-styrede. Samtidig fordyber vi os på tidspunkter, hvor vi ikke har tilstrækkeligt overskud til at løse komplekse problemer. Vi holder det mindre vigtige statusmøde om formiddagen, og forbereder strategien for næste år efter klokken 21.00, når ungerne er langt i seng – i stedet for at planlægge brugen af vores tid og energi, bevidst,« siger Morten Lauridsen.

Både Lotte Bork Ferraro og Lene Bech Jensen har oplevet, at pulsuret og app’en giver god mening. 

»Vi har både kunnet følge vores søvn og energi i løbet af dagen, og fordi app’en er koblet til vores Outlook-kalender, kan man se, hvilke møder, der giver energi og hvilke møder, der tager energi. Det interessante er, at pulsen går i vejret, når man fordyber sig, men det er udtryk for positiv stress, der giver energi, fordi du er så fokuseret. Det er ikke noget, der dræner dig,« siger Lotte Bork Ferraro.

På et noget mere lavteknologisk plan har de to ledere også fået en notesbog, der indeholdt fire spørgsmål som de skulle besvare hver dag – og som tvang dem til at planlægge arbejdsdagen mere bevidst.

»Notesbogen – eller i hvert fald de fire spørgsmål – har vist sig at være vigtige i eksperimentet. Ved at gøre en lille morgenrefleksion til en obligatorisk del af eksperimentet, har vi tvunget deltagerne til bevidst at planlægge deres dag i stedet for bare at fange an med ind-boksen og lade deres opmærksomhed styre af andres agenda. Spørgsmålene har ifølge deltagerne været med til at give ro, fordi de fik ryddet op i deres dag og fik bedre kontrol ved at lave en realistisk plan,« siger Pia Hauge. 

Fordybelse er kommet for at blive

Selv om der går noget tid, før det endegyldigt kan konkluderes, om eksperimentet har givet positive resultater, der også kan måles og vejes, er de to Vellivs-chefer overbeviste om, at de ikke vil gå tilbage til den gamle måde at arbejde på.

»Jeg tror, at vi vil fortsætte med det i min afdeling, uanset hvad tallene siger. Kvalitativt og trivselsmæssigt har det helt sikkert givet noget. Jeg er heller ikke i tvivl om, at resten af Velliv skal introduceres til det, men vi skal se de endelige data, før vi potentielt ruller det ud til alle kolleger i huset,« siger Lotte Bork Ferraro.

Lene Bech Jensen har det helt på samme måde:

»Projektet har skabt en meget stor bevidsthed om egen adfærd og muligheder. Det lyder jo i virkeligheden banalt, at man skal sætte tid af til at lave de opgaver, man har brug for. Men det har vist sig, at der er så meget potentiale, hvis bare vi giver folk mulighed for at gøre det, de har kompetencerne til. Corona har jo kun gjort det hele værre. Når man arbejder hjemme og altid skal være på, er det bare blevet endnu sværere at slukke for det hele,« siger Lene Bech Jensen.

Begge chefer i Velliv mener, at fordybelsestimerne virker for både ledere og medarbejdere. Men de medgiver også, at ikke alle var lige begejstrerede i begyndelsen.

»Der har da været irriterende for nogle. Jeg har mange ansatte, der selv tilrettelægger deres opgaver, og hvor min opgave primært er at rydde store sten af vejen og sætte retningen og så i øvrigt hjælpe med at prioritere, hvis de ikke har en fornuftig work-life-balance. Det har været svært at holde dem op på, at de skal sætte sig ned og få ro til deres arbejde. Det er svært, når man er så ivrig. Mine medarbejdere skal i højere grad holdes tilbage, end de skal motiveres til at arbejde mere, så det har da været en øvelse at forklare dem, at det handler om at skabe muligheder for, at de kan udføre deres arbejde endnu bedre,« siger Lotte Bork Ferraro.

Hun mener, at effekten har været størst hos de deltagere, der var mest skeptiske i starten.

»Dem, der har haft sværest ved det, er også dem, der har haft størst udbytte af det. Det er faktisk dem, der er blevet mest overraskede over, hvor tit de lader sig forstyrre, og hvor vigtigt det er at danne sig et overblik over dagen om morgenen,« siger Lotte Bork Ferraro. 

Overbevisende resultater

Ifølge Pia Hauge har de foreløbige resultater af fordybelses-eksperimentet været meget overbevisende.

»Det taler for sig selv, når der er mennesker, der nu kan være sammen med deres børn om aftenen i stedet for at arbejde, fordi opgaverne er løst i arbejdstiden. Vi får også tilbagemeldinger fra både ledere og ansatte, som har fået helt nyt overskud, fordi de i løbet af de fem uger har fået bugt med alle de svære opgaver, som de ellers har skubbet foran sig,« siger Pia Hauge.

Ifølge de foreløbige tal har eksperimentet givet deltagerne 18 procent mere energi i løbet af dagen og en fjerdedel mere energi klokken 17.00.

»Det at have fået mere energi har selvfølgelig indvirkning på kvaliteten af den daglige opgaveløsning og i høj grad også på livskvaliteten i fritiden. Jeg er sikker på, at den øgede energimængde kan være med til at starte en positiv spiral i retning af mere mental sundhed – også på den store klinge, når vi taler om meningen med livet og følelsen af at være herre i eget liv,« siger Pia Hauge og tilføjer:

»Umiddelbart viser tilbagerapporteringen, at alle deltagere er positive over for fordybelse, men det er forskelligt, hvad de fremhæver som det magiske. For nogle er det flow i arbejdet, for nogle glæden ved at udrette noget svært, for nogle er det først som sidst at få udrettet dagens gode gerning, for andre er det en mulighed for lige at skrue ned for stimuli og med god samvittighed ikke være tilgængelig en times tid«.

Både Lotte Bork Ferraro og Lene Bech Jensen er så begejstrerede for fordybelsesprojektet, at de mener, at det skal undersøges, om det også skal tilbydes Vellivs kunder.

»Det er bestemt en mulighed, for det ligger rigtig godt i tråd med værdierne hos vores ejere og i tråd med vores eget fokus på mental sundhed. Men det er klart, at dokumentationen skal være helt på plads, før vi kan gøre det. Vi vil kunne se sort på hvidt, at det ikke kun er trivslen, men også effektiviteten, der øges,« siger Lotte Bork Ferraro.