Personvernerklæring for NILU

1. Kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle bedriftskunder/oppdragsgivere

Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle bedriftskunder/oppdragsgivere for å følge opp tilbud, søknader, bestillinger og prosjekter/leveranser.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i behovet for å tilby og følge opp våre tjenester og prosjekter. Vi lagrer og utleverer opplysninger der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.

Det er frivillig for kontaktpersoner om de vil gi oss kontaktopplysninger, men av og til er det en betingelse for å inngå avtale at vi mottar de opplysningene vi trenger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det som regel være snakk om kontaktopplysninger, stilling, funksjon og arbeidsgiver. Kilde for opplysninger vil oftest være kontaktpersonens arbeidsgiver.

Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt tilbud, søknader og prosjektgjennomføring.

2. Kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører for forberedelser, administrasjon, dokumentasjon og oppfølgning.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i behovet for å kjøpe varer og tjenester. Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.

Det er frivillig for kontaktpersoner om de vil gi oss kontaktopplysninger, men av og til er det en betingelse for å inngå avtale at vi mottar de opplysningene vi trenger.

Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt innkjøp.

3. Kontaktpersoner hos offentlige myndigheter

Vi behandler personopplysninger om noen kontaktpersoner hos noen offentlige instanser i forbindelse med offentlige forhold der vi kan ha forpliktelser og rettigheter (f.eks. overfor NAV).

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i behovet for å følge opp våre forpliktelser og rettigheter.

Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt saksbehandling.

4. Personer som inngår i forskningsprosjekter

NILU vil fra tid til annen stå som ansvarlig for forskningsprosjekter der det samles inn persondata av ulik art. Dette kan være alt fra tradisjonelle personopplysninger som kontaktinformasjon (navn, adresse, e-mail, telefon) og “bakgrunnsvariabler” som alder og kjønn til sporing av bevegelser og helseopplysninger. Alle forskningsprosjekt der man vurderer å samle inn persondata skal i hh.t. våre retningslinjer meldes til Norsk Senter for Forskningsdata (NSD) før forskningsprosjektet igangsettes. NSD vil vurdere om NILU har behandlingsgrunnlag for behandling av persondata i det enkelte prosjekt. NSD yter rådgivning i hh.t. avtalen som er inngått mellom NILU og NSD om personverntjenester for å sikre at forskningsprosjektene gjennomføres i henhold til personvernforordningen, personopplysningsloven og helselovene (personvernregelverket).

5. Ansatte

Vi behandler personopplysninger om våre ansatte for å administrere vårt personale, for å organisere virksomheten vår, samt å overholde lovkrav.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som følger av at vi er arbeidsgiver. Vi behandler opplysninger også fordi vi er rettslig forpliktet til det, for eksempel til å utlevere og lagre opplysninger etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven og a-opplysningsloven. Noen få opplysninger må vi behandle for å oppfylle forpliktelser vi har i avtalen med de ansatte.

Ansatte er nødt til å gi oss de opplysningene vi trenger for formålene nevnt ovenfor.

Opplysninger blir lagret hos oss i elektroniske og fysiske personalmapper. Opplysninger er tilgjengelig kun for personalavdelingen og nærmeste leder. Opplysninger om navn og kontaktdetaljer er tilgjengelige for øvrige ansatte. Vi oppbevarer opplysninger så lenge ansettelsen varer.

Personaldata som er nødvendige for å administrere utbetaling av lønn, feriepenger, refusjoner og andre ytelser, samt rapportering til offentlige myndigheter om arbeids- og inntektsforhold om ansatte lagres i elektronisk i vårt lønns- og HR-system som administreres av Evry.

6. Tidligere ansatte

Vi behandler personopplysninger om tidligere ansatte for å kunne dokumentere vår etterlevelse av plikter som arbeidsgiver hvis det skulle bli nødvendig. Opplysninger om tidligere ansatte vil også fremgå av avtaler, korrespondanse og annen dokumentasjon vi lagrer og bruker som del av virksomheten vår.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse i å dokumentere vår saksbehandling i egenskap av arbeidsgiver. Vi behandler opplysninger også fordi vi er rettslig forpliktet til det, for eksempel til å utlevere og lagre opplysninger etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven og a-opplysningsloven.

Vi lagrer opplysninger om personalforhold i inntil to år etter at ansettelsesforholdet opphørte. Opplysninger om at en person har jobbet hos oss og hvor lenge, lagrer vi i ubestemt tid.

7. Jobbsøkere

Vi behandler personopplysninger om jobbsøkere for å vurdere om de er egnet for den jobben de har søkt på.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse i å ansette og i å dokumentere ansettelsesprosessen.

Det er frivillig å gi oss opplysninger. De opplysningene du velger å gi oss, vil ha betydning for vår vurdering av søknaden.

Vi lagrer opplysninger i inntil 6 måneder etter at ansettelsesprosessen er avsluttet.

8. Rettigheter for de registrerte

Du kan lese om dine rettigheter som registrert på Datatilsynets nettside.

9. Behandlingsansvarlige og kontaktinformasjon

HR-sjef har daglig behandlingsansvar, og administrerende direktør har overordnet ansvar for personvern i NILU.

Kontakt oss:
NILU (org. nr. 941 705 561).
Postboks 100,
2027 Kjeller.

Du kan også kontakte oss pr e-post nilu@nilu.no eller telefon 63 89 80 00.

Våre databehandlere:

NILU benytter følgende databehandlere for behandling av persondata: