Brussel vernietigt op grote schaal interne correspondentie

De Europese Commissie verwijdert op grote schaal correspondentie, waardoor ook notulen van besloten vergaderingen, rapporten en andere interne documenten verdwijnen en burgers en andere buitenstaanders niet kunnen controleren hoe politieke besluitvorming tot stand is gekomen. De werkwijze leidt ertoe dat publieke controle op gevoelige en omstreden belastingafspraken tussen EU-landen onmogelijk wordt.

Het gebrek aan archivering is een direct gevolg van software die vanaf 2015 onder leiding van toenmalig voorzitter van de Europese Commissie Jean-Claude Juncker in Brussel is geïntroduceerd, zo blijkt uit interne stukken. E-mails en andere documenten worden sindsdien alleen gearchiveerd als ambtenaren in Brussel een apart vinkje zetten voor registratie. Doen zij dit niet, dan worden die na zes maanden „automatisch verwijderd”. Dat geldt voor zowel de ontvangen als verzonden berichten uit de e-mailpostbussen.

Instant mass-deletion

In interne draaiboeken kondigde de Europese Commissie in 2015 voor het eerst de installatie van „technische hulpmiddelen” aan die „automatische verwijdering” en „instant mass-deletion” van e-mails tot gevolg heeft.

Dat blijkt uit The Code-documenten die Der Spiegel in handen heeft gekregen en heeft gedeeld met NRC en het Europese netwerk van onderzoeksjournalisten European Investigative Collaborations (EIC). Het gaat om duizenden documenten die de werkwijze van de zogeheten ‘Gedragscodegroep’ in Brussel onthullen, waar Europese lidstaten afspraken maken over elkaars belastingwetgeving.

Lidstaten mailen regelmatig met Brussel om hun omstreden belastingregimes te verdedigen. Maar uit recente WOB-verzoeken blijkt dat alle correspondentie van de Commissie hierover volledig is verdwenen – een gevolg van de massavernietingspraktijk.

De beslissing om een document wel of niet te registreren wordt overgelaten aan individuele ambtenaren. Uitgangspunt is dat alleen e-mails die „belangrijke informatie” bevatten en/of „vervolgactie vereisen” in het centrale digitale archief van de Europese Commissie moeten worden opgeslagen. Alle documenten die niet zijn gearchiveerd, kunnen daardoor ook niet worden opgevraagd want ze bestaan niet meer of zijn niet langer in het bezit van de Commissie. Dat geldt ook voor de situaties waarbij ambtenaren e-mails hebben verplaatst naar persoonlijke mappen. Het archiefsysteem van de Europese Commissie beschouwt die berichten dan als strikt privé. „Het is verbazingwekkend dat de Commissie geen systeem heeft voor de opslag van e-mails”, reageert Europarlementariër Paul Tang. „De volstrekte willekeur van archivering lijkt in de praktijk te betekenen dat er juist zo min mogelijk wordt opgeslagen.”

Recht op inzage

De werkwijze is in strijd met eigen EU-regels, zoals bijvoorbeeld opgenomen in het Handvest van de Grondrechten van de EU uit 2001. Daarin staat vastgelegd dat „iedere burger van de Unie” het recht heeft op „inzage in de documenten van de instellingen, organen en instanties van de Unie, ongeacht het medium waarop zij zijn vastgelegd”.

Consequentie van de werkwijze is dat alle documentatie die door EU-ambtenaren zelf wordt gecategoriseerd als „van korte duur” niet bewaard hoeft te worden. Over die praktijk groeide de afgelopen tijd al verontwaardiging. Commissievoorzitter Ursula von der Leyen beriep zich op de regel toen journalisten inzage wilden in haar sms-berichten met de baas van farmaceut Pfizer, Albert Bourla. Die sms’jes waren volgens Von der Leyen zelf cruciaal in het verzekeren van vaccinleveringen, maar toch weigert de Commissie ze tot op heden openbaar te maken.

De vraag is of ze al niet verwijderd zijn. De Europese Commissie laat desgevraagd weten sms-berichten als „van korte duur” te beschouwen, waardoor ze niet bewaard hoeven te worden. Gevraagd naar het sms-verkeer over vaccins zegt een woordvoerder dat „zulke ‘documenten’ niet kunnen worden geïdentificeerd”.

Vertroebeling

De massavernietigingspraktijk, zoals in interne draaiboeken beschreven, draagt zo bij aan het verder vertroebelen van het zicht op Europese besluitvorming, die toch al kritiek krijgt om een gebrek aan transparantie. Concreet voorbeeld is de manier waarop cruciale communicatie over Europese belastingafspraken aan het publieke zicht onttrokken blijken te worden. Hoewel dat gaat om een opzienbarend, gevoelig dossier waarmee miljoenen gemoeid zijn, zegt de Europese Commissie niet te beschikken over e-mails hierover.

De werkwijze is volgens Europarlementariër Sophie in ’t Veld (D66) onacceptabel en tekenend voor de geheimzinnigheid van de Europese Commissie en het gebrek aan regelgeving over wat wel en niet moet worden vastgelegd. Het toont volgens haar hoezeer het dagelijks bestuur van de EU nog „leeft in de logica van de jaren 50 en de vertrouwelijkheid die diplomatieke Europese verhoudingen toen moesten hebben. Maar in de volwassen, politieke EU die we nu hebben is deze geheimzinnigheid onacceptabel.”

De Europese Commissie stelt in een reactie dat zij met haar archiveringsbeleid aansluit op internationale kwaliteitsstandaarden. Volgens een woordvoerder krijgt de Commissie maandelijks circa zestigduizend e-mails binnen. Hoeveel daarvan worden verwijderd is niet bekend bij de Europese Commissie.

Lees later vandaag op nrc.nl meer over de Oester van Brussel.