Dear member of the SU community

 
You are probably aware of the allegations made against Stellenbosch University (SU) with regard to the implementation of our Language Policy in the residence environment during the welcoming period in March this year.

We conducted an internal investigation, and – given the seriousness with which we took the allegations – we also referred the matter to Deloitte for an independent forensic investigation. We have now received their report, and I would like to share the main findings and recommendations with you.
 

Background
 

To summarise, it was alleged that, during the welcoming period at the start of academic year 2021, student leaders and administrators at some SU residences reportedly prohibited students from conversing in Afrikaans, including informally.

As soon as the University became aware of these allegations, we immediately launched an internal investigation and our Centre for Student Communities started engaging with student leaders and students in residences to work towards a common understanding of the Language Policy. And as far as we were concerned, the issues were resolved satisfactorily.

The allegations were reported in the media and complaints were subsequently made by the Freedom Front Plus and the Democratic Alliance to the South African Human Rights Commission (SAHRC). The Commission launched an inquiry and gave notice to SU Rector and Vice-Chancellor Prof Wim de Villiers to appear at a hearing in Stellenbosch on 10 May.

The full statement made at the hearing by Prof De Villiers is available here, and click here for a summary news report on the University’s website.

Subsequently, the SAHRC scheduled a second round of hearings for 14 and 15 June, again to be held at STIAS. SU has submitted a follow-up report to the SAHRC, and also made the Deloitte report available to the Commission.

Findings in the Deloitte report

Deloitte looked into complaints relating to the Minerva, Irene and Francie van Zijl residences and the Capri private student organisation (PSO), and made the following conclusions:

Minerva:
 

• There was no SU management instruction to prohibit the use of Afrikaans.
• Residence leaders did not issue a prohibition on the use of Afrikaans.
• Several house committee members had experienced feelings of exclusion due to the use of language when they had been first years at Minerva, and therefore wanted to make the 2021 welcoming period more inclusive.
• Most newcomers bought into the idea of using English during the welcoming period for the sake of inclusivity, but the extent of the implementation was initially not clearly defined and communicated, which resulted in speculation that the Welcoming Programme was being used to take away Afrikaans language rights.

Irene:

• Deloitte did not identify evidence to support the alleged prohibition on the use of Afrikaans at Irene during the welcoming period.

Huis Francie van Zijl:

• According to Deloitte, it appears that an official complaint was lodged with the SU Equality Unit (EqU) in respect of an alleged prohibition on the use of Afrikaans at Huis Francie van Zijl on the Tygerberg campus dating back to a period between 2018 and 2020. The EqU had recommended an anonymous survey, which residence leaders had agreed to, but it seems a lack of communication might have led the student who complained to believe that attempts at resolving the matter had been futile.

Capri:

• Deloitte did not identify evidence to support the alleged prohibition on the use of Afrikaans by the Capri private student organisation (PSO) during the amaMaties Cluster day on 6 March 2021.

Recommendations in the Deloitte report

The Deloitte report includes recommendations in terms of Minerva and Huis Francie, but they argue that these warrant wider application at SU.

The first of these is that residence leaders should be educated on the SU Language Policy and its implementation in residences, as well as on complaint procedures regarding the use of language.

Deloitte also recommended that, for future welcoming periods, residence leaders should:
 

• Specify that the use of a common language is a request for inclusivity and not a command with the intent to subjugate the rights of any other language.
• Define clearly which portions of the Welcoming Programme would be subject to the use of a common language. 
• Allow students who feel uncomfortable about speaking English to have their home language translated for the sake of inclusivity.
• Celebrate the use of a common language in building new friendships.
• Inform newcomers of the processes for dealing with complaints and the relevant escalation procedures.

SU management response to the Deloitte report

The Rectorate has noted the findings and recommendations of the Deloitte report, and the following will be undertaken to address these:
 

• Training programmes will be developed to explain exactly what the University means by multilingualism, and how it should be embodied and practised. This will include sensitivity training with regard to exclusionary language and behaviour.
• There will be more training with regard to the implementation of the Language Policy in student communities – not only during the welcoming period, but also in the course of the first and consecutive years.
• The information about the Language Policy in SU’s institutional welcoming booklet will be expanded to provide a better explanation of the process for complaints.
• Biannual language implementation reporting will be instituted in student communities from the second semester of 2021. These reports will follow the same reporting process as that currently undertaken in respect of faculty reports.

Finally, I give you the assurance that we remain committed to inclusive multilingualism at SU, taking into account the diversity of our society and the wealth inherent in that diversity. As the VC said in his submission to the SAHRC on 10 May, we believe that our approach to language provides our students with more choices, broader access and a better future.

Our student body has demonstrated an ability to resolve difficulties around language, with assistance from our Centre for Student Communities. We want to do even better in managing the complexities and possibilities of multilingualism. SU is a place of learning – we are therefore using this episode to improve the experience that we provide to our students.

Best regards,

Prof Deresh Ramjugernath
Deputy Vice-Chancellor: Learning and Teaching

Beste lid van die US-gemeenskap
 
U is waarskynlik bewus van die aantygings wat teen die Universiteit Stellenbosch (US) gemaak is met betrekking tot die implementering van ons Taalbeleid in die koshuisomgewing tydens die verwelkomingstydperk in Maart vanjaar.
 
Ons het ’n interne ondersoek onderneem en die saak ook na Deloitte verwys vir ’n onafhanklike forensiese ondersoek, gegewe die erns waarmee ons die bewerings beskou. Ons het hul verslag nou ontvang en ek deel graag die vernaamste bevindinge en aanbevelings met u.
 
Agtergrond
 
Om saam te vat – daar is beweer dat, tydens die verwelkomingstydperk aan die begin van die 2021 akademiese jaar, studenteleiers en administrateurs by sommige US-koshuise glo studente verbied het om in Afrikaans met mekaar te praat, insluitend informeel.
 
Toe die Universiteit van hierdie bewerings bewus geword het, het ons onmiddellik ’n interne ondersoek van stapel gestuur, en het ons Sentrum vir Studentegemeenskappe dadelik begin om met studenteleiers en studente in koshuise te skakel om te werk aan ’n gedeelde begrip van die Taalbeleid. En wat ons betref, is die kwessies bevredigend opgelos.
 
Daar is in die media verslag gedoen oor die bewerings, en die Vryheidsfront Plus en die Demokratiese Alliansie het klagtes by die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie (SAMRK) aanhangig gemaak. Die Kommissie het ʼn ondersoek geloods en kennis aan prof Wim de Villiers, Rektor en Visekanselier, gegee om op 10 Mei by ’n verhoor op Stellenbosch te verskyn.
 
Die volledige verklaring wat by die verhoor deur prof De Villiers gemaak is, is hier beskikbaar, en u kan hier klik vir ’n opsommende berig op die Universiteit se webwerf.
 
Die SAMRK het ’n tweede rondte verhore vir 14 en 15 Junie geskeduleer, weereens by STIAS. Ons het ’n opvolgverslag na aanleiding van ons eerste verskyning ingedien en ook die Deloitte-verslag aan die Kommissie verskaf.

 
Bevindinge in die Deloitte-verslag
 
Deloitte het ondersoek ingestel na klagtes wat verband hou met die Minerva-, Irene- en Francie van Zijl-koshuise en die Capri privaat studente organisasie (PSO), en die volgende gevolgtrekkings gemaak:
 
Minerva:

• Daar was nie ’n US-bestuursopdrag om die gebruik van Afrikaans te verbied nie.
• Koshuisleiers het nie ’n verbod op die gebruik van Afrikaans geplaas nie.
• Verskeie huiskomiteelede het uitgesluit gevoel as gevolg van die gebruik van taal toe hulle destyds eerstejaars by Minerva was en wou dus die verwelkomingstydperk in 2021 meer inklusief maak.
• Die meerderheid nuwelinge aan die Universiteit het ingekoop in die idee om Engels ter wille van inklusiwiteit tydens die verwelkomingstydperk te gebruik, maar die omvang van implementering is nie aanvanklik duidelik gedefinieer en gekommunikeer nie, wat gelei het tot bespiegeling dat die Verwelkomingsprogram gebruik is om Afrikaanse taalregte weg te neem.

 
Irene:

• Deloitte het nie enige bewyse geïdentifiseer wat ʼn beweerde verbod op die gebruik van Afrikaans by Irene tydens die verwelkomingstydperk staaf nie.

 
Huis Francie van Zijl:

• Volgens Deloitte blyk dit dat ʼn amptelike klag by die US se Eenheid vir Gelykwaardigheid aanhangig gemaak is oor ʼn beweerde verbod op die gebruik van Afrikaans in Huis Francie van Zijl op ons Tygerberg-kampus wat terugdateer na ʼn tydperk tussen 2018 en 2020. Die Eenheid het ʼn anonieme opname aanbeveel, waartoe koshuisleiers ingestem het, maar ʼn gebrek aan kommunikasie kon daartoe kon gelei het dat die student wat die klag ingedien het, voel pogings om die saak by te lê, was futiel.

 
Capri:

• Deloitte kon geen bewyse identifiseer om ʼn vermeende verbod op die gebruik van Afrikaans deur die Capri privaat studente organisasie (PSO) tydens die amaMaties-dag op 6 Maart 2021 te staaf nie.

 
Aanbevelings in die Deloitte-verslag
 
Die Deloitte-verslag sluit aanbevelings ten opsigte van Minerva en Huis Francie in, maar hulle voer aan dit kan breedweg by die US implementeer kan word. Die eerste hiervan is dat koshuisleiers oor die US Taalbeleid en die implementering daarvan in koshuise opgevoed moet word, asook oor klagteprosedures met betrekking tot die gebruik van taal.
 
Deloitte beveel ook aan dat koshuisleiers in toekomstige verwelkomingstydperke:
 

• moet spesifiseer dat die gebruik van ’n gedeelde taal ’n versoek is vir inklusiwiteit en nie ’n opdrag met die doel om die regte van enige ander taal te ontken nie;
• duidelik moet definieer watter gedeeltes van die Verwelkomingsprogram onderhewig sal wees aan die gebruik van ’n gedeelde taal;
• studente wat ongemaklik voel om Engels te praat moet toelaat om hul huistaal te laat tolk ter wille van inklusiwiteit;
• die gebruik van ’n gedeelde taal in die bou van nuwe vriendskappe moet vier; en
• nuwelinge moet inlig van die prosesse om klagtes te hanteer, asook die relevante eskalasie-prosedures.

 
Reaksie van die US-bestuur op die Deloitte-verslag
 
Die Rektoraat het kennis geneem van die bevindinge en aanbevelings van die Deloitte-verslag en sal die volgende onderneem om dit aan te spreek:
 

• Opleidingsprogramme sal ontwikkel word om te verduidelik presies wat die Universiteit met meertaligheid bedoel en hoe dit beliggaam en toegepas moet word. Dit sal insluit sensitiwiteitsopleiding met betrekking tot uitsluitende taal en gedrag.
• Daar sal meer opleiding plaasvind met betrekking tot die implementering van die Taalbeleid in studentegemeenskappe – nie slegs tydens die verwelkomingstydperk nie maar ook in die verloop van die eerste en daaropvolgende jare.
• Die inligting oor die Taalbeleid in die US se institusionele verwelkomingsboekie sal uitgebrei word om ’n beter verduideliking van die proses vir klagtes te verskaf.
• Tweejaarlikse verslagdoening oor die implementering van taal sal vanaf die tweede semester van 2021 in studentegemeenskappe ingestel word. Hierdie verslae sal dieselfde verslagdoeningsproses volg as wat tans gebruik word met betrekking tot fakulteitsverslae.

 

Laastens gee ek aan u die versekering dat ons verbind bly tot inklusiewe meertaligheid aan die US, veral met inagneming van die diversiteit van ons samelewing en die rykdom inherent aan daardie diversiteit. Soos die Rektor op 10 Mei in sy voorlegging aan die SAMRK gesê het, glo ons dat ons benadering tot taal ons studente meer keuses, breër toegang en ’n beter toekoms bied.
 
Ons studenteliggaam het die vermoë getoon om probleme met betrekking tot die gebruik van taal op te los, bygestaan deur ons Sentrum vir Studentegemeenskappe. Ons wil selfs beter doen in ons hantering van die kompleksiteite en moontlikhede van meertaligheid. Die US is ’n plek van opvoeding – ons sal dus hierdie episode gebruik om die ervaring wat ons aan ons studente verskaf, te verbeter.

 

Vriendelike groete,
 
Prof Deresh Ramjugernath
Viserektor: Leer en Onderrig